档案馆顺利完成全校职工入编证明材料的查询与数字化工作
2017年04月14日
根据上级部门及学校要求，档案馆配合校人事处于3月20日至4月10日期间，顺利开展和完成了全校职工事业单位编制身份证明材料的人事档案查询和数字化工作。
现场接待工作：根据学校安排和要求，档案馆人事档案室先后接待全校查询的工作人员有200余人次，全校各单位分别派出党委委员或党支部成员依序的前来查询；有的党委书记或院长亲自来查询，遇到问题能及时沟通与交流，直到圆满完成为止；期间，档案馆人事档案室的同仁和人事处的老师，热情接待查询，严格有关手续，做到来者须办理书面备案、以及查询登记等手续，保证查询区域的整洁、数字化区域的高效运行，提供专柜存放手机和公文包，如数提供2389卷（份）档案，并协助查询和拍摄，以及部份单位的“返工”查询，严格按档案查询制度和要求开展工作。
查询主要内容：全校职工的入编身份证明材料，一是编制内工人身份证明材料：如经劳动部门批准的招工录用表和录用证明，及工人招工或复转军人等的审批复件；二是单位干部身份证明材料：如由人事部门准的吸收、录用国家干部、聘用通知、报到证、增人计划卡、军转干部置业安置、任职通知（主要指由编制外直接进入编内的高层干部）等材料；三是机关公务员身份证明材料：如由人事部门批准的公务员招录通知、公务员登记表、任职通知等；有的涉及到教工在本科、硕士或博士的每个阶段的报到证、以及上级批复入编材料；还有的涉及不同单位的工资审批表、上山下乡的知青证明材料，以及在职和离退者的不同单位的工作经历材料等。
及时解决问题：这次查询的内容是按上级有关部门要求开展的在项工作，从理论上来说，个人档案中应该存有，但从来自全国各地的教工档案中看，大多数都缺失所需的材料，极有可能被所在人事部门或组织部门各自留存，而没存入个人的档案中，针对出现的问题，档案馆根据所了解的档案资源建设情况，及时与人事部门交流沟通，提出了相应解决问题的思路，并经人事部门与上级有关部门沟通汇报，最后采纳了档案馆所提出的建议，即以查询其它有关材料来替代，避免了全校性再返工查档的情况出现。
认真履行职责：根据学校安排，档案馆领导非常重视，及时布置专场专柜，人事档案室二位同仁及协助者非常认真，每天热情接待一批批查询者，重要的是每天要准备一批批档案卷宗，并不厌其烦的对每卷档案进行相应的保密处理，如涉及取档案、封内容、上架和入柜、操作高拍仪等；同时，配合人事处对每位查询工作者进行耐心细致的讲解和示范，对疑难问题能及时沟通处理，在整个查询的过程中，严肃认真的履行职责。
园满完成任务：除处级干部外（由学校组织安排），已顺利完成全校各单位在编职工事业单位编制身份证明材料的查询与数字化工作，其中，机关部处与各学院等单位共有69个单位，2389卷（份）教工档案的查询与数字化，精准的完成了一万多张数字化图片式的证明材料，尽管工作繁锁，但能细致认真做工作、尽职尽力保安全，为学校全面开展有关人事专项工作奠定了基础。
(文 档案馆 蔡颖）
